文秘工作經常要用到表格，擁有優秀的表格使用技巧可以提高工作效率，下面是小編給大家帶來的辦公表格使用技巧，歡迎大家閱讀參考，我們一起來看看吧!
文秘辦公表格公式大全
一、word文字排版
1、輸入與編輯文檔：文檔的操作輸入文本修改文本輸入文本技巧撤銷和恢復。
2、文檔基本排版操作：設置字體格式設置段落對齊設置段落縮進設置文檔間距邊框和底紋。
3、文檔高級排版操作：使用格式刷分欄排版使用樣式使用模板妙用中文版式其他實用技巧。
4、在文檔中制作表格：創建表格輸入表格數據編輯表格處理表格數據美化表格。
5、圖文混排：插入圖片編輯圖片使用藝術字插入自選圖形 插入圖示 妙用文本框。
6、長文檔排版：使用文檔視圖書簽目錄索引腳注與尾注其他編排技巧
7、頁面設置：設置頁面版式背景和主題頁眉和頁腳分頁與分節 。
8、綜合實例。
二、Excel電子表格
1、數據的輸入(文本數據輸入，分數輸入，有規律數據輸入，)。
2、數據輸入合法性的判斷。
3、格式設置。
4、數據的公式計算與函數計算(求和，求平均，計數，求最大，求最小，假設函數)。
5、數據排序、篩選、分類匯總，數據透視圖與數據透視表。
6、圖表及打印功能。
三、辦公表格公式
1、查找重復內容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重復","")。
2、用出生年月來計算年齡公式：=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。
3、從輸入的18位身份證號的出生年月計算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。
4、從輸入的身份證號碼內讓系統自動提取性別，可以輸入以下公式：
=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式內的“C2”代表的是輸入身份證號碼的單元格。
1、求和：=SUM(K2:K56)——對K2到K56這一區域進行求和;
2、平均數：=ERAGE(K2:K56)——對K2K56這一區域求平均數;
3、排名：=RANK(K2，K$2:K$56)——對55名學生的成績進行排名;
4、等級：=IF(K2>=85,"優",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))
5、學期總評：=K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4——假設K列、M列和N列分別存放著學生的“平時總評”、“期中”、“期末”三項成績;
6、最高分：=MAX(K2:K56)——求K2到K56區域(55名學生)的最高分;
7、最低分：=MIN(K2:K56)——求K2到K56區域(55名學生)的最低分;
8、分數段人數統計：
(1)=COUNTIF(K2:K56,"100")——求K2到K56區域100分的人數;假設把結果存放于K57單元格;
(2)=COUNTIF(K2:K56,">=95")-K57——求K2到K56區域95～99.5分的人數;假設把結果存放于K58單元格;
(3)=COUNTIF(K2:K56,">=90")-SUM(K57:K58)——求K2到K56區域90～94.5分的人數;假設把結果存放于K59單元格;
(4)=COUNTIF(K2:K56,">=85")-SUM(K57:K59)——求K2到K56區域85～89.5分的人數;假設把結果存放于K60單元格;
(5)=COUNTIF(K2:K56,">=70")-SUM(K57:K60)——求K2到K56區域70～84.5分的人數;假設把結果存放于K61單元格;
(6)=COUNTIF(K2:K56,">=60")-SUM(K57:K61)——求K2到K56區域60～69.5分的人數;假設把結果存放于K62單元格;
(7)=COUNTIF(K2:K56,"<60")——求K2到K56區域60分以下的人數;假設把結果存放于K63單元格;
說明：COUNTIF函數也可計算某一區域男、女生人數。
如：=COUNTIF(C2:C351,"男")——求C2到C351區域(共350人)男性人數;
9、優秀率：=SUM(K57:K60)/55*100
10、及格率：=SUM(K57:K62)/55*100
11、標準差：=STDEV(K2:K56)——求K2到K56區域(55人)的成績波動情況(數值越小，說明該班學生間的成績差異較小，反之，說明該班存在兩極分化);
12、條件求和：=SUMIF(B2:B56,"男"，K2:K56)——假設B列存放學生的性別，K列存放學生的分數，則此函數返回的結果表示求該班男生的成績之和;
13、多條件求和：{=SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,0)))｝——假設C列(C3:C322區域)存放學生的性別，G列(G3:G322區域)存放學生所在班級代碼(1、2、3、4、5)，則此函數返回的結果表示求一班的男生人數;這是一個數組函數，輸完后要按Ctrl+Shift+Enter組合鍵(產生“{……｝”)?！皗｝”不能手工輸入，只能用組合鍵產生。
14、根據出生日期自動計算周歲：=TRUNC((DAYS360(D3,NOW()))/360,0)
———假設D列存放學生的出生日期，E列輸入該函數后則產生該生的周歲。
15、在Word中三個小竅門：
①連續輸入三個“~”可得一條波浪線。
②連續輸入三個“-”可得一條直線。
連續輸入三個“=”可得一條雙直線。
一、excel中當某一單元格符合特定條件，如何在另一單元格顯示特定的顏色比如：
A1〉1時，C1顯示紅色
0
A1<0時，C1顯示黃色
方法如下：
1、單元擊C1單元格，點“格式”>“條件格式”，條件1設為：
公式=A1=1
2、點“格式”->“字體”->“顏色”，點擊紅色后點“確定”。
條件2設為：
公式=AND(A1>0,A1<1)
3、點“格式”->“字體”->“顏色”，點擊綠色后點“確定”。
條件3設為：
公式=A1<0
點“格式”->“字體”->“顏色”，點擊黃色后點“確定”。
4、三個條件設定好后，點“確定”即出。
二、EXCEL中如何控制每列數據的長度并避免重復錄入
1、用數據有效性定義數據長度。
用鼠標選定你要輸入的數據范圍，點"數據"->"有效性"->"設置"，"有效性條件"設成"允許""文本長度""等于""5"(具體條件可根據你的需要改變)。
還可以定義一些提示信息、出錯警告信息和是否打開中文輸入法等，定義好后點"確定"。
2、用條件格式避免重復。
選定A列，點"格式"->"條件格式"，將條件設成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，點"格式"->"字體"->"顏色"，選定紅色后點兩次"確定"。
這樣設定好后你輸入數據如果長度不對會有提示，如果數據重復字體將會變成紅色。
三、在EXCEL中如何把B列與A列不同之處標識出來?
(一)、如果是要求A、B兩列的同一行數據相比較：
假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點“格式”->“條件格式”，將條件設為:
“單元格數值”“不等于”=B2
點“格式”->“字體”->“顏色”，選中紅色，點兩次“確定”。
用格式刷將A2單元格的條件格式向下復制。
B列可參照此方法設置。
(二)、如果是A列與B列整體比較(即相同數據不在同一行)：
假定第一行為表頭，單擊A2單元格，點“格式”->“條件格式”，將條件設為:
“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0
點“格式”->“字體”->“顏色”，選中紅色，點兩次“確定”。
用格式刷將A2單元格的條件格式向下復制。
B列可參照此方法設置。
按以上方法設置后，AB列均有的數據不著色，A列有B列無或者B列有A列無的數據標記為紅色字體。
四、EXCEL中怎樣批量地處理按行排序
假定有大量的數據(數值)，需要將每一行按從大到小排序，如何操作?
由于按行排序與按列排序都是只能有一個主關鍵字,主關鍵字相同時才能按次關鍵字排序。所以，這一問題不能用排序來解決。解決方法如下：
1、假定你的數據在A至E列，請在F1單元格輸入公式：
=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))
用填充柄將公式向右向下復制到相應范圍。
你原有數據將按行從大到小排序出現在F至J列。如有需要可用“選擇性粘貼/數值”復制到其他地方。
注：第1步的公式可根據你的實際情況(數據范圍)作相應的修改。如果要從小到大排序,公式改為:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))
五、巧用函數組合進行多條件的計數統計
例：第一行為表頭，A列是“姓名”，B列是“班級”，C列是“語文成績”，D列是“錄取結果”，現在要統計“班級”為“二”，“語文成績”大于等于104，“錄取結果”為“重本”的人數。統計結果存放在本工作表的其他列。
公式如下：
=SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0))
輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數組公式符號"{}"。
六、如何判斷單元格里是否包含指定文本?
假定對A1單元格進行判斷有無"指定文本",以下任一公式均可:
=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","無")
=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"無","有")
求某一區域內不重復的數據個數
例如求A1:A100范圍內不重復數據的個數，某個數重復多次出現只算一個。有兩種計算方法：
一是利用數組公式：
=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))
輸入完公式后按Ctrl+Shift+Enter鍵,讓它自動加上數組公式符號"{}"。
二是利用乘積求和函數：
=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))
七、一個工作薄中有許多工作表如何快速整理出一個目錄工作表
1、用宏3.0取出各工作表的名稱，方法：
Ctrl+F3出現自定義名稱對話框，取名為X，在“引用位置”框中輸入：
=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)
確定
2、用HYPERLINK函數批量插入連接，方法：
在目錄工作表(一般為第一個sheet)的A2單元格輸入公式：
=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW())&"'!A1",INDEX(X,ROW()))
將公式向下填充，直到出錯為止，目錄就生成了。
